档案管理办法及实施细则

为了从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，根据公司的实际情况，特制定本实施细则。

1、 目的

（1）保守档案机密；

（2）保证各类档案齐全完好，随时提供查询。

2、 资料的保管

（1）按规定存放资料，保证资料的完整无缺。

3、 各类文件资料的保管

社会组织类：包括公司章程，财务报告、房屋租赁合同、各类荣誉证书、章程、服务数据等

所有文件资料的纸质档都在行政部统一由专人负责保管。存放档案有专用柜、架、排架保管，便于查找。

具体管理办法：

（1） 所有文件资料按照不同部门，分开统一管理。

（2） 当天进行清理归档、存放。

（3） 将重要档案、长期保留和短期保留文字材料分开存放。

（4） 将所有档案逐一进行登记。项目包括：资料名称编号、存放地点、保存日期。

（5） 对于已失去作用的档案要进行销毁，机密文件用碎纸机进行处理。

（6） 销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送部门总监审批后销毁。

（7） 每年要清理一次档案，对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时寻取补救措施，确保档案的安全。

4、 以下是详细介绍：

（1） 档案工作实行一级管理。其中：原则上行政部负责档案管理人员统筹管理。

（2） 机构档案业务归属行政部，由行政部指定人员兼职负责。

（3） 机构档案管理员按照国家有关规定，以及机构档案工作制度、条例统一管理机构的档案；各部门档案的档案管理人员应负责收集、整理，并随时将归档的文件统一送至行政部。

（4） 档案管理人员要严格执行机构档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、 归档制度

（1） 凡是反映机构开发、经营、管理及项目建设、服务数据等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

（2） 凡属归档范围的文件资料，均由机构集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

（3） 归档的文件资料，原则上必须是原件，若原件不能归档或须保留原件的，由各部门主管提出申请。

（4） 凡机构业务活动中收到的文件、项目合同、函件承办等后均要及时归档；以机构名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

（5） 由机构对外签订的经济合同，原则上交由行政部统一保管原件。

（6） 机构级的收文、发文等文书资料均由行政部及人事部归档。

（7） 其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

6、 档案保管制度

（1） 机构办公室应有存放档案的专用柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

（2） 归档资料要进行登记，编制归档目录。

（3） 科学地编制分类法，根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录，以便提供利用。

（4） 档案要分类，分卷装存放，保管要有条理，存放科学。

（5） 档案必须图物相符，账物相符。

（6） 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

（7） 根据有关规定及机构实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

（8） 经确定需销毁的档案，由档案管理人员编造销毁清册，经机构领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

（9） 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

（10） 凡机构工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

7、 档案借阅制度

（1） 档案属于机构机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经机构领导批准不得借阅。

（2） 借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案材料，须经人力资源及行政部主管批准。阅档必须在办公室及指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经行政部主管批准。

（3） 借阅档案，必须履行登记、签收手续。

（4） 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经行政部主管报总干事批准。

（5） 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

（6） 借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究借阅当事人责任。

（7） 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

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